[도전! 원두 납품 뛰어들기] 4화. 원두 납품처 모집은 어떻게 하나요?

커피 전문 매거진이 제공하는 외식업 정보

원두 납품처 모집부터

고객 관리까지☕

사장님광장 에디터의 핵심 요약💡

✅ 원두 납품처를 모집하는 온/오프라인 활용법을 알려드려요
✅ 지속적인 거래를 유지할 수 있는 고객 관리 팁을 알려드려요
✅ 납품처 계약 관리에서 주의해야할 사항을 알려드려요

CHAPTER4. 원두 납품처 모집 방법

온·오프라인 활용법

원두원두

원두 납품을 위한 모든 준비 절차가 끝났다면 본격적으로 납품 시장에 뛰어들어야겠죠? 파트너사 모집에서부터 사후 관리, 마케팅 팁까지 세세하게 알려드릴게요.

올인커피SNS

※브랜드 소식 및 커피 이야기를 나누는 SNS 게시물(출처 : 올인커피 공식 인스타그램)

온라인 시장은 규모가 크고 원두 납품을 희망하는 업체와 잠재 고객이 다수 분포해 있는 만큼 브랜드 홍보에 적합한 공간이에요. 브랜드의 공식 SNS는 매우 중요한데요. 브랜드 강점과 독자적인 원두 생산 노하우, 전문성을 비롯해 생산 시스템의 안정성과 품질 관리, 고객 서비스 등의 내용을 안내하여 예비 납품처에게 브랜드의 뚜렷한 인식을 심어줄 수 있어요. 사진의 화질, 구도, 색감, 콘텐츠 등을 활용해 일관성 있는 이미지를 만들고 제품의 가치와 포지션을 꾸준히 보여주세요. 자신의 원두 라인업에 맞는 특정 포지셔닝에 있는 납품처들을 대상으로 홍보 활동을 진행하는 것이 효율적이에요.

오프라인 고객 모집 : 매장과 쇼룸 활용 / 박람회 참가

첫 번째로 오프라인 매장이나 쇼룸을 활용하세요. 고객은 직접 매장에 방문해 브랜드의 이미지나 제품을 확인할 수 있고, 제조사는 확실한 브랜드 메시지 전달이 가능하다는 장점이 있어요. 또한 제품을 자세하게 안내하기도 편할 뿐더러 공간에서 자사의 제품을 자유롭게 사용하고 다양한 고객 반응을 수집 할 수 있기 때문에 적극적으로 활용하는 것이 좋아요. 쇼룸이나 매장을 운영하지 않는다면 고객이 원두 샘플을 희망할 경우를 대비해 방안을 마련해 두어야 해요. 파트너사에 직접 방문해 샘플링을 진행할지 혹은 샘플 발송 후 추가 방문 샘플링 요청 시 비용을 청구할 것인지 등의 기준을 말하는데요, 이는 브랜드의 운영 방향성에 따라 정하는 것이 좋아요.

두 번째로 박람회 같은 행사에 참여해보세요. 여러 지역에서 온 폭넓은 고객층에 자사 브랜드와 커피를 효과적으로 소개하는 창구이므로 온라인 홍보에만 매진하는 것보다 빠른 효과를 볼 수 있어요. 따로 오프라인 매장이나 쇼룸을 운영하지 않는 브랜드라면 더욱 추천하는 방법이에요. 한편 기존 고객을 잘 관리하는 것도 새로운 납품처 모집에 도움이 되는데요. 납품처에 수급하는 원두의 품질 유지, 추출 가이드 등 고객 서비스에 집중해주세요. 상품과 서비스에 모두 만족한 고객이 다른 이에게 우리 브랜드를 추천해줄 수도, 혹은 해당 매장에서 커피를 마신 누군가가 신규 납품 문의를 해올 수도 있어요.

이러한 과정을 거쳐 고객이 원두 납품을 받아보기로 결정했다면 해당 업체에 알맞은 제품 추천과 응대가 필요한데요. 자사 제품을 이용한 업체의 상품 제작 의도, 포지셔닝, 맛의 스펙트럼, 금액대를 고려해 적절한 제품 활용이 가능하도록 샘플링을 돕는 것을 추천해요. 원두 납품은 단순히 원두를 사고파는 행위에서 그치는 것이 아니라 제품에 녹아 있는 제조사의 가치관과 철학을 나누고 더 나아가 납품처와 함께 성장하는 과정으로 생각해주세요.

납품처 계약 관리 팁!

고객을 모집했다면, 계약을 성사시켜야하는데요. 애매하게 정한 거래 기준은 신뢰를 무너트릴 수 있어요. 따라서 납품 계약 시 발주 가능 요일 및 시간, 발송 기준과 기한, CS 및 사후 관리, 거래 결제 처리 등의 내용이 명확하게 명시되어야 해요. 더불어 모든 납품처와의 계약 사항은 전부 동일하게 적용돼야 하고요. 납품처의 형태에 따라 특정 사항은 변경할 수 있으나 내부 기준을 미리 정해두어 예상치 못한 변수가 발생하지 않도록 하는 게 좋아요. 원두 거래에서 주로 발생하는 문제는 발주 과정, 배송 지연, 배송사고 등에서 일어나는 실수로 인한 ‘제품 가치 상실’인데요.

특히 배송 지연의 경우 원두의 향미 손실과 직결되기 때문에 해당 내용은 계약 시 필수로 다뤄야 해요. 계약 사항들은 1년마다 점검해 서로에게 불리하거나 위반되기 쉬운 부분을 확인하고, 더 나은 조건이나 의견이 생긴다면 해당 내용을 적절히 조율하여 계약에 추가하는 게 좋아요.

사후 고객 서비스 팁!

파트너사 관리 생산 관리 이후 가장 중요한 부분인데요. 기본적으로 제조사는 납품처 매장 환경에 맞는 추출법, 기기 및 동선 관리, 원두 종류별 고객 응대 방식 등을 공유해야 해요. 현재 제가 속한 올인커피에서는 납품 계약 희망 시 매장에 직접 방문하여 현장의 기기, 바 구조, 동선, 상권, 유동인구 등을 함께 고민하고 적합한 솔루션을 제공하고 있어요. 이러한 고객 서비스는 제품의 올바른 추출과 활용뿐만 아니라 파트너사 매장 운영에도 도움이 돼 긍정적인 관계를 지속할 수 있어요.

이후 지속적으로 피드백과 정보를 교환하며 사전 문제를 방지하고 양질의 서비스를 제공할 수 있어야 해요. 유선상의 안내로 고객 문의에 명확한 답을 주기 어렵다면 현장에서의 확인이 반드시 필요하고요. 정기적인 방문 서비스를 진행하면 자사의 제품이 어떻게 사용되고 있는지 직접 확인하고 다양한 데이터를 확보할 수 있어요. 최소 반기별로 납품처에 방문해 소통하는 것을 권해요.

마지막 고객 관리 팁은 추출이나 원두에 관한 부분은 유심히 관찰하고 기록해두는 걸 추천해요. 매장의 여러 상황에 따라 추출 환경이 달라지므로 많은 변수를 컨트롤하고 좋은 방향성을 안내하기 위해서는 납품처의 지역, 사용 기기, 매장 동선, 사용 원두와 추출 레시피 등 다양한 정보를 인지해야 해요. 또한 꾸준한 QC를 통한 품질 관리, 추출 기기에 따른 특성 이해와 자사 제품 사용 가이드 공유도 반드시 이루어져야 해요. 이는 각각의 납품처에 맞는 맞춤 서비스를 가능하게 해요.

또 다른 팁은 납품처의 주변 상권을 지속적으로 모니터링하는 것인데요. 유동인구 변화, 고객층의 변화, 경쟁 업체의 증가 혹은 감소 현황을 파악하고 이를 바탕으로 파트너사와 함께 매장의 운영 방향성과 메뉴 구성, 마케팅에 대한 부분을 고려해보세요. 성과 예측과 명확한 마케팅 타깃 설정은 납품처의 성장을 도울 수 있어요.

글 : 서장근
올인커피의 헤드로스터. 로스팅 파트의 전반적인 업무를 총괄하며 파트너사 관리와 R&D를 겸하고 있다. 다양한 대회에서 심사위원을 맡았으며 ‘글로벌커피챔피언십GCC’ 베버리지 크리에이터 1대 글로벌 챔피언이다.

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